كيفية عمل جدول تنظيم الأوقات..

دائما ما نضع لأنفسنا جداول وتفشل، هل من نصيحة لكيفية عمل جداول ترتيب الاوقات؟!

هناك عدة قواعد وضوابط مهمة لعمل جداول الاوقات وتنظيم الشؤون وترتيب المهمات..أحاول أن اقف معك على أهمها:

أولا: هناك ما يسميه الإداريون مربع أهمية العمل قبل البدء في ترتيب جدول الأعمال:

ومربع أهمية العمل يمكننا أن نمثل نموذجا بسيطا له بأن نرسم مربعا على ورق ونضع عند زواياه أربعة مسميات للأعمال التي تهمنا بالترتيب (عمل عاجل هام، ثم عمل عاجل غير هام، ثم عمل غير عاجل وهام، ثم عمل غير عاجل وغير هام).

ثانيا: يمكننا بعدها أن نجمع الأعمال التي تتصف بكل وصف ونضعه تحت مسماه، فيصير عندنا تصنيف واضح لأهمية أعمالنا جميعها بصورة واضحة.

ثالثا: يمكننا بعد ذلك أن نهتم بداية في جدولنا بالأعمال الهامة والعاجلة ثم الهامة وأيضا يمكننا أن نخرج من حساباتنا الأعمال غير الهامة وغير العاجلة وكذلك يمكننا أن نفوض غيرنا في الأعمال العاجلة غير الهامة.

رابعا: لا بد لنا أن نضع جدولا آخر بأوقاتنا المشغولة بالأشغال التي لا يمكن الاعتذار عنها وتركها يوميا، بحيث يصير عندنا الوقت الصافي الذي يمكننا أن نقسم فيه جدولنا لما نريد من أعمال.

خامسا: لا بد لمن يضع جدولا لنفسه أو لغيره لإنجاز عمل ما ألا يغلقه بالأوقات الدقيقة ولكن يجعل توقيته لكل قسم من أعماله في حيز وقتي مفتوح قدر الإمكان

سادسا: لا ينبغي وضع توقيتات للطعام والنوم ودخول الحمام وغيره كما يفعل ذلك كثيرون في جداولهم وهو غير صحيح، ولكن نضع أعمالنا فقط في جدولنا مع توسع بعض الشيء في كل وقت ولنجعل ما يستجد من أعمال شخصية هي أثناء أداء الأعمال وليكن بأسرع طريقة ممكنة كأنواع الأكلات السريعة وغيره حتى نستفيد من كامل أوقاتنا.

سابعا: يجب أن نختار لوقت بدء كل عمل بداية مناسبة من جو نفسي مناسب بأن نجعل البداية دوما بعد وقت راحة محبب للنفس حتى يقبل بقلب منفتح لعمله.

ثامنا: من المهم بمكان الاستغناء التام عن المغفلات والملفتات وقاتلات الأوقات من متابعة برامج وغيرها إذ إنها تقتل الوقت وتفسد جدول الأعمال.

تاسعا: تعلم دوما أن تعتذر بلباقة لكل من أراد أن يشغل وقتك وألا تستحي من أن تقول: (أعتذر لأني عندي عمل هام وربما وقت آخر).

عاشرا: ابدأ بما تستصعب من مواد أو موضوعات، واجعل خاتمة أعمالك دوما هو ما تحب من عمل ليترك معك أثرا نفسيا إيجابيا وأنت تنهي يومك معه.

حادي عشر: لا بد أن تضع لنفسك مخرجا فوريا من أزمات ممارسات العمل كأن تأخذ رقم هاتف أستاذ لمادتك او صديقك وتتفق معه إذا مر بك ما يزعجك أو يصعب عليك من المادة أن تستشيره فيها فوريا، حتى يسير وقتك باستفادة مناسبة.

ثاني عشر: أحذر هنا مما يسمى المدارسة الجماعية فهي مذهبة للأوقات إلا أن يكون الهدف هو النقاش حول بعض موضوعات غير مفهومة أو غيرها وههنا يجب تحديد موعد ابتدائها والانتهاء منها بكل جدية.

ثالث عشر: تدوين الأفكار وتلخيص المعاني وكتابة المحتوى من أهم الخطوات بعد مدارسة أي مادة من المواد فاحرص عليه.

رابع عشر: احرص أن يكون لجدولك نهاية وقتية وبداية، ولا أرشح أن تزيد مدة الالتزام بالجدول عن شهر أو أكثر قليلا ثم نقيم نتائجه، ويجب أن تحرص على الالتزام به وألا تطيع هواك في رغبة تعديله كلما بدا لك ذلك.

خامس عشر: يجب أن تضع أهداف جدولك بصياغة واضحة قبل تركيبة وتصميمه.

هذه أهم نصائح محورية أراها في عمل الجداول الشخصية الخاصة بالأعمال.

ولا أنسى قبل أن أختم إجابتي لك أن أوصيك بدعاء الله سبحانه بالتوفيق والسداد دوما وبذكره سبحانه دوما فالذكر نعم الرفيق... وفقكم الله.